Der Knigge für E-Mail-Benutzer
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K-Tipp 14/2001
05.09.2001
E-Mail-Verkehr Das sind die 17 wichtigsten Anstandsregeln
Fehlende Betreffzeile, schludrige Sprache, keine Unterschrift - die Sitten im E-Mail-Verkehr verrohen. Der K-Tipp sagt, wie Sie das neue Medium mit Anstand nutzen.
Patrick Gut pgut@ktipp.ch
Die Vorteile der elektronischen Briefe sind unbestritten: Man kann sie jederzeit abschicken, der Empfänger des E-Mails muss nicht gleichzeitig an seinem Computer sitzen - und es geht schnell. Manchmal aller...
E-Mail-Verkehr Das sind die 17 wichtigsten Anstandsregeln
Fehlende Betreffzeile, schludrige Sprache, keine Unterschrift - die Sitten im E-Mail-Verkehr verrohen. Der K-Tipp sagt, wie Sie das neue Medium mit Anstand nutzen.
Patrick Gut pgut@ktipp.ch
Die Vorteile der elektronischen Briefe sind unbestritten: Man kann sie jederzeit abschicken, der Empfänger des E-Mails muss nicht gleichzeitig an seinem Computer sitzen - und es geht schnell. Manchmal allerdings zu schnell. So schnell, dass die einfachsten Anstandsregeln in Vergessenheit geraten.
Der K-Tipp hat deshalb in Zusammenarbeit mit der Swiss Internet User Group (SIUG) die wichtigsten Regeln zusammengestellt, an die sich E-Mailer halten sollten. Diese Grundsätze bezeichnet man als Netiquette (zusammengesetzt aus Net und Etiquette).
Betreffzeile ausfüllen
Vergessen Sie nicht, dem Empfänger in der Betreffzeile Ihres Mails einen kurzen Hinweis auf den Inhalt der Nachricht zu geben. So kann der Empfänger Ihre Meldung schon vor dem Öffnen richtig einordnen.
Anrede muss sein
Beginnen Sie Ihr Mail immer mit einer Anrede. Im geschäftlichen Bereich ist es mit «Hallo», «Hi» oder «Ciao» nicht getan; das wirkt schnell einmal zu salopp. Verwenden Sie besser «Guten Tag» oder die sonst üblichen Anreden.
Bitte keine Romane
E-Mail ist ein schnelles Medium: Fassen Sie sich daher kurz. Niemand liest gerne Mail-Romane. Der optimale E-Mail-Stil sollte kurz, locker und freundlich sein.
Rechtschreibung beachten
Es gibt immer wieder Mails, die vor Rechtschreibefehlern nur so strotzen. Zeigen Sie dem Empfänger Ihre Wertschätzung, indem Sie Ihre Meldung vor dem Versenden gründlich durchlesen oder das Rechtschreibeprogramm aktivieren. Besonders peinlich: Falsch geschriebene Personen- oder Firmennamen.
Vorsicht mit Humor und Ironie
Humor ist Geschmacksache, Ironie wird selten verstanden. Seien Sie deshalb zurückhaltend, wenn Sie diese Mittel einsetzen wollen. Ironie funktioniert nur unter Leuten, die sich gut verstehen.
Vorsicht mit Sonderzeichen
Verwenden Sie möglichst keine Sonderzeichen und Tabulatoren. Häufig kommen diese beim Empfänger nicht korrekt an. Auch Stil-Formatierungen gehen meist verloren. Es macht also wenig Sinn, Passagen zu unterstreichen, fett oder kursiv darzustellen. Die Umlaute ä, ö, ü können Sie benutzen, da sie beim Empfänger in der Regel richtig ankommen.
Signatur nicht vergessen
Nichts ist ärgerlicher, als wenn der Empfänger die Anschrift des Absenders nicht kennt. Fügen Sie also am Ende jedes Mails Ihre Signatur quasi als Unterschrift ein. Diese sollte zumindest Ihren vollen Namen und Ihre elektronische Adresse enthalten. Zusätzlich können Sie Funktion, Adresse, Telefon- und Faxnummer angeben.
Tipp: Sie müssen die Signatur nicht in jedes Mail neu einfügen. Mit der richtigen Grundeinstellung Ihres Mailprogramms geschieht das automatisch. Die Unterschrift sollte nicht länger sein als vier Zeilen. Verzichten Sie auf unnötigen Ballast wie Bilder oder Verzierungen. Selbst speziell schön gemachte Signaturen werden mit der Zeit langweilig.
Kein Mail im Affekt!
Haben Sie ein Mail erst einmal abgeschickt, können Sie es nicht mehr zurückholen. Es ist also nicht ratsam, Mails aus einer Wut heraus zu schreiben. Schlafen Sie also noch einmal darüber und lesen Sie das Mail vor dem Versenden noch einmal durch.
«Schreien» Sie nicht
Schreiben Sie ganze Wörter in Grossbuchstaben, wird das allgemein als Schreien interpretiert. Sie sollten auf alle Fälle darauf verzichten, ganze Passagen in Grossbuchstaben zu schreiben. Bei einzelnen Wörtern ist es gerade noch tolerierbar. Es gibt auch andere Varianten, wie Sie einen Ausdruck in Ihrem Mail hervorheben können: Setzen Sie das Wort zwischen Sterne (*), Ausrufezeichen (!) oder Unterstriche (_).
Keine umfangreichen Attachments
Sie haben die Möglichkeit, Ihren Mails ganze Dateien (auch Bilder) als so genannte Attachments anzuhängen. Verzichten Sie wenn immer möglich auf sehr umfangreiche Attachments (grösser als 100 KB). So verlängern Sie die Abrufzeit nicht unnötig. Und Sie verhindern so, dass die Mailbox des Empfängers überfüllt wird. Dies kann beim Empfänger im schlimmsten Fall dazu führen, dass ganze Mails verloren gehen. Lassen sich umfangreiche Attachments nicht verhindern, sprechen Sie es vorher mit dem Empfänger ab. Klären Sie zudem vorgängig, ob der Adressat über die notwendigen Programme und Systeme verfügt, um Ihre Attachments zu öffnen.
Daten komprimieren
Wollen Sie die Datenmenge eines Mails reduzieren, können Sie für Ihre Attachments so genannte Komprimierungsprogramme (z.B. Winzip) verwenden. Das kann sinnvoll sein, weil Sie so die Übertragungszeit verkürzen. Aber: Der Empfänger muss fähig sein, das Attachment auch wieder zu dekomprimieren. Sie ersparen sich und dem Empfänger Ärger, wenn Sie sich zuerst erkundigen.
Antwortmails kürzen
Falls Sie ein empfangenes Mail mit dem Befehl «Antwort» erwidern: Kürzen Sie das ursprüngliche Mail und lassen Sie nur jene Zeilen stehen, auf die Sie Bezug nehmen. Löschen Sie insbesondere auch die Signatur des ersten Senders. Mehrfachsignaturen sind ärgerlich.
Auf Reihenfolge achten
Ein häufiger Fehler ist es, die Antwort vor dem zitierten Text zu geben. Richtig wäre: Zitieren Sie in Ihrem Antwortmail zuerst die Textpassage, die Sie kommentieren wollen, und fügen Sie Ihre Antwort nach einem Absatz ein. So wird das Mail übersichtlicher.
Vorsicht bei «Antwort an alle»
Wenn Sie dem Absender ein Mail beantworten wollen, das an mehrere Empfänger gerichtet war: Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Antwort nicht versehentlich an den ganzen Empfängerkreis schicken.
Vorsicht bei Mails an mehrere Empfänger
Verschicken Sie ein Mail an mehrere Empfänger, dann achten Sie darauf, dass nicht jeder Empfänger automatisch die Mail-Adressen aller anderen Empfänger erhält. Nicht jeder Internet-Nutzer ist begeistert, wenn seine Mail-Adresse beliebig weitergegeben wird. Verwenden Sie die BK-Funktion (englisch: BCC) Ihres Mail-Programms für eine so genannte Blindkopie. Tragen Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger einfach in die entsprechende Zeile ein. So sehen die Empfänger nicht, wer das Mail auch noch erhalten hat.
Verbreiten Sie keinen Spam
Als Spam bezeichnet man unverlangte kommerzielle Massenwerbung. Spam ist äusserst lästig. Er kostet den Empfänger Zeit und Geld. Nach Ansicht von Juristen handelt es sich bei Spam sogar um unlautere und damit illegale Werbung. Werden Sie Opfer von Spam, verbreiten Sie diesen auf keinen Fall weiter.
Schicken Sie Ketten E-Mails nicht weiter
Für Ketten-E-Mails gilt dasselbe wie für Spam. Sie gehören in den Papierkorb. Ketten-E-Mails erkennen Sie daran, dass sie häufig einen reisserischen Titel aufweisen, als Anreiz leichtes Geldverdienen versprechen, ultimativ zum Weiterleiten auffordern oder an Ihr Mitleid appellieren.
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