- E-Mails richtig darstellen
Wird ein E-Mail am Bildschirm unleserlich dargestellt (etwa in zu kleiner Schriftgrösse), enthält es meist Formatierungen, Bilder oder sonstige zusätzliche Elemente.
Um die Nachricht lesen zu können, gilt fürs Programm Mozilla Thunderbird: oben rechts auf die drei Striche (≡) klicken / «Ansicht» / «Nachrichteninhalt» und dann entweder auf «Vereinfachtes HTML» oder «Reiner Text». Die erste Variante zeigt noch einige Bilder und Formatierungen an. Letztere blendet alles ausser Text aus.
Mailprogramm von Apple: Am oberen Bildschirmrand auf «Darstellung» klicken / «E-Mail» / «Alternative für reinen Text».
Microsoft Outlook 2013: Auf Nachricht doppelklicken, dann auf «Aktionen» / «Nachricht bearbeiten». Am oberen Rand erscheint der Reiter «Text formatieren». Dort «Nur Text» anwählen.
- Mails richtig versenden
Damit das eigene E-Mail ankommt, sollte man reinen Text verwenden und auf unnötige Bilder sowie Formatierungen verzichten.
Thunderbird: Auf ≡ klicken / «Einstellungen» / «Konten-Einstellungen». Nun das gewünschte E-Mail-Konto auswählen, auf «Verfassen & Adressieren» klicken, Häkchen bei «Nachrichten im HTML-Format verfassen» entfernen.
Outlook: Klicken auf «Datei» / «Optionen» / «E-Mail» (in der linken Spalte). In der Liste auf der rechten Seite, unter «Nachricht in diesem Format verfassen» auf «Nur-Text» klicken.
Mail: Am oberen Bildschirmrand auf «Mail» / «Einstellungen» / «Verfassen» klicken. Bei «E-Mail-Format» jetzt «Reiner Text» auswählen.
- E-Mails papiersparend ausdrucken
Damit man keine leeren Seiten ausdruckt, sollte man die Druckvorschau benutzen.
Outlook und Mail: bereits eingebaut. Klickt man auf «Drucken», wird sie automatisch angezeigt.
Thunderbird: Klicken auf ≡ / «Drucken...» / «Druckvorschau».
- Spam-Mails blockieren
Es gibt zwei Möglichkeiten: Entweder die Nachrichten direkt beim Mail-Provider (z.B. Bluewin.ch) oder aber im Mail-Programm blockieren.
Dazu bei der unerwünschten Nachricht auf den Junk-Knopf (Thunderbird) klicken, auf «Junk-E-Mail» (Outlook) drücken oder auf den Knopf, der den nach unten gerichteten Daumen zeigt (Mail).
- Vertrauenswürdige Absender bestimmen
Landen Nachrichten eines Absenders ständig irrtümlich im Spam-Ordner, fügt man diese E-Mail-Adresse dem eigenen Adressbuch hinzu. Denn Mails von Personen aus dem Adressbuch werden nie als Spam bezeichnet.
- Blindkopie benutzen
Wer nicht will, dass bei Rundmails alle Empfänger-Adressen sichtbar sind, sollte unbedingt die Blindkopie – auch als «Bcc» bezeichnet – benützen.
Thunderbird: Beim E-Mail-Schreiben auf den Knopf «An:» klicken und «Blindkopie» wählen.
Outlook: Beim Verfassen eines Mails auf «Bcc» am oberen Fensterrand klicken.
Mail: Beim Verfassen auf den Knopf mit dem Symbol ≡ klicken, «Adressfeld Blindkopie» anwählen.
- Absenderadresse automatisch einfügen
Prinzipiell sollte man jedes Mail zumindest mit dem eigenen Namen unterschreiben. Im Geschäftsverkehr sind ausserdem Adresse, Telefon- und Faxnummer sinnvoll. Damit man die Daten nicht jedes Mal eingeben muss, kann man sie vorgängig im Mailprogramm als «Signatur» abspeichern. Es fügt sie dann automatisch hinzu. Und so klappts:
Thunderbird: Auf ≡ klicken / «Einstellungen» / «Konto-Einstellungen».
Outlook: Auf «Datei» / «Optionen» klicken. dann in der linken Spalte auf «E-Mail» / «Signaturen» / «Neu».
Mail: Klicken auf «Einstellungen» / «Signaturen», dann auf das Plus-zeichen.
- Richtig zitieren
Die eigene Antwort mitsamt Signatur sollte immer am Anfang des Texts stehen.
Thunderbird: Auf ≡ klicken / «Einstellungen» / «Konten-Einstellungen». Nun das gewünschte Mail-Konto auswählen und auf «Verfassen & Adressieren» klicken. Jetzt kann man in der Zeile «Dabei» auswählen, wo die eigene Antwort stehen soll, und in der nächsten Zeile, wo die eigene Signatur platziert werden soll.
Outlook und Mail sind ab Werk schon korrekt eingestellt.
- E-Mails nicht überladen
E-Mails sind nicht zum Transport von Dateien geeignet. Hinzu kommt: Einige Adressen weisen E-Mails mit übergrossen Anhängen ab. Wer viele Dateien verschickt, sollte darum besser Internet-Speicherdienste wie zum Beispiel Wuala.ch benützen.
- Regeln einrichten
Um in der Mail-Flut nicht unterzugehen, kann man das Mailprogramm anweisen, bestimmte Nachrichten direkt in einen Ordner abzulegen. Das geht mittels voreingestellter Regeln.
Outlook: Die Regeln findet man im rechten oberen Teil der Menüleiste unter «Verschieben». Dort auf «Regel erstellen» klicken und einstellen, was mit Mails dieses Absenders künftig geschehen soll.
Thunderbird: Auf ≡ klicken, dann zweimal auf «Filter».
Mail: Auf «Mail» klicken, dann / «Einstellungen» / «Regel».
